O Ciclo PDCA é um método frequentemente usado para solucionar problemas tanto corporativos quanto pessoais.
Disseminado em nosso país pela consultoria de gestão Falconi, esse método é aplicado para avaliar se os seus esforços estão realmente trazendo o resultado esperado. Se não tiver, você pode então corrigir o que for necessário.
O ciclo PDCA é elogiado por grandes líderes brasileiros em diversos setores e indústrias. Para que ele funcione efetivamente, é preciso saber primeiro o resultado que se espera.
Você pode, por exemplo, seguir o estilo da gestão Falconi, em que as metas são objetivos a serem alcançados com prazo e valor estabelecido.
Seguindo esse princípio, a meta deixa claro onde e quando você quer chegar. No entanto, escolher essas metas para um projeto, empresa ou mesmo para metas pessoais não é uma tarefa simples.
É preciso dedicação e análise cuidadosa de tudo que já foi feito. Quando bem definidas, as metas devem ser desafiadoras, viáveis e sustentáveis.
Sua empresa de botoeira de comando elétrico deve saber que devem ser desafiadoras, de forma a demandar conhecimentos novos e cada vez aumentar a complexidade dos desafios.
Devem ser viáveis, de forma que devem ser estabelecidas para serem atingidas, sendo preciso acreditar que realmente é possível alcançá-las. Jamais devem ser estabelecidas com exagero, sem um norte possível.
E devem ser sustentáveis, sendo analisadas com base em fatos e dados, atingidas de forma que garanta-se que os resultados vão se manter.
É importante também que as metas sejam mensuráveis e possíveis de serem acompanhadas. Um dos mantras de Peter Ducker, um dos fundadores da administração moderna, é que “você não controla aquilo que não pode medir”.
Alguns exemplos de metas estabelecidas em organizações do governo e em empresas podem ser:
- Aumentar 6% o EBITDA;
- Reduzir em 90% a taxa de erros de produtos enviados;
- Melhorar em 15% o índice de aprendizagem de alunos;
- Aumentar as vendas em 20%.
Partindo dessas metas, o método PDCA vai ajudar a indicar para sua empresa de torre de iluminação qual é o melhor caminho para atingir essas metas e realizar os ajustes necessários conforme o caminho vai sendo percorrido.
O que significa as letras PDCA?
Da mesma forma que muitos outros termos no mundo corporativo, PDCA é uma sigla para a abreviação de palavras em inglês:
- Plan;
- Do;
- Check;
- Act.
Elas podem ser traduzidas para o português como planejar, executar, verificar e agir, respectivamente.
Qual o conceito de PDCA?
Estamos falando em um método gerencial para a melhoria de processos de um ciclo que consiste nas quatro etapas que vimos acima (planejar, executar, verificar e agir).
Essa ideia surgiu nos anos 1920 com Walter Andrew Shewart, mas só se popularizou na década de 1950 com o matemático norte-americano William Edwards Deming quando convidado a dar palestras para empresários japoneses no período pós Segunda Guerra Mundial.
Ao recordar um pouco de história, lembramos que o Japão saiu da Segunda Guerra Mundial totalmente devastado e precisou de muito trabalho para se recuperar.
Na época, Deming ensinou aos japoneses diversos métodos de controle da qualidade e administração. Isso resultou na mudança do cenário para os japoneses que conseguiram recuperar suas empresas e indústrias.
Dessa forma o método PDCA se popularizou mundialmente, se expandindo não somente para a indústria, mas para diversos segmentos, como empresas de limpeza industrial.
O que é PDCA de uma empresa?
Neste tópico, vamos esclarecer algumas afirmações errôneas sobre o que é o PDCA de uma empresa. A primeira afirmação que você certamente já ouviu por aí é de que o PDCA é uma ferramenta.
Ele não é uma ferramenta, e sim um método que pode ser aplicado em conjunto com algumas ferramentas.
Outra afirmação que discordamos é que ele só pode ser usado na indústria, pois isso também é um erro. O método PDCA pode ser aplicado em qualquer tipo de organização, desde as pequenas empresas até as maiores.
Seja no processo industrial ou em processos administrativos de sua empresa de saco laminado, o PDCA pode ajudar bastante sua organização a ter um bom planejamento.
Vamos entender a seguir qual é o principal objetivo da melhoria contínua para as empresas e indústrias.
Qual é o principal objetivo da melhoria contínua?
Aquela velha frase “se melhorar, estraga” pode ser utilizada em diversas áreas de nossas vidas, menos para os processos de uma empresa.
No universo corporativo, a melhoria contínua tem sido algo cada vez mais buscada, pois quem para no tempo acaba ficando para trás.
O objetivo da melhoria contínua é sempre buscar resultados melhores do que os alcançados anteriormente, e o Ciclo PDCA é um tipo de melhoria contínua.
Como se trata de um processo cíclico e sempre constante, logo que se termina um ciclo, é o momento de analisar resultados e começar um novo ciclo em seguida.
Agora que você entendeu melhor o PDCA e a necessidade de melhoria contínua, vamos falar para sua empresa de corte e dobra de chapas de aço sobre as vantagens e pontos de atenção deste método.
Vantagens e pontos de atenção do ciclo PDCA
A identificação rápida de erros ou pontos que precisam ser ajustados é a principal vantagem do ciclo PDCA. Isso se dá devido ao fato de não ser preciso esperar que todo um plano de ação seja executado para só depois avaliar se os resultados foram efetivos ou não.
Assim, os custos, tanto em termos de dinheiro quanto de tempo, acabam sendo bem menores, além de um desgaste menor entre todos os envolvidos.
Em um exemplo com uma empresa de destilador de laboratório, a gestora Márcia conseguiu chegar em tempo hábil e estava no modelo de atendimento após os treinamentos.
Ao analisar os resultados, ela propôs melhorias que foram rapidamente implementadas em sua empresa.
Como um primeiro ponto de atenção sobre o Ciclo PDCA, pontuamos o uso de outras ferramentas de gestão auxiliares, como a matriz GUT, para a priorização.
Dependendo da quantidade de desafios que sua empresa enfrenta, definir o que deve ser feito primeiro nem sempre é tão simples.
Outro ponto importante é o acompanhamento constante de cada etapa, bem como a ação e o ajuste proposto no ciclo PDCA, ainda que os resultados sejam satisfatórios.
Fazendo isso, o empreendedor de uma organização de queimador industrial a gás assegura a qualidade dos processos que estão melhorados.
Como aplicar o PDCA em sua empresa?
Agora que você já aprendeu mais sobre o Ciclo PDCA, vamos ver como aplicá-lo na sua organização.
Já falamos das etapas do PDCA, mas não custa vermos mais uma vez para você realizar o ciclo da sua empresa da melhor forma. Podemos aplicar o PDCA em uma empresa em 4 passos simples.
O primeiro passo e a primeira coisa que deve ser feita é definir qual é seu objetivo com esse plano. Pode ser melhorar um processo ou resolver um problema.
Após definir esse objetivo, você deve planejar como essa ação será feita, lembrando-se de inserir como será feito, por quem será feito, quais serão os prazos de checagem, data inicial e final do ciclo.
O segundo passo é colocar seu plano em prática, então siga exatamente o que foi planejado. Para isso você deve ter previsto no planejamento quais são as ferramentas necessárias, o que a empresa deve ceder para as pessoas e como elas vão executar o plano.
O terceiro passo é fazer a checagem dos resultados, verificando se tudo está saindo conforme o planejado. É preciso conferir se todos os colaboradores compreenderam seus papéis e se estão executando as ações conforme o combinado.
O quarto passo, caso o resultado for positivo, é retomar o ciclo. Em caso de resultados negativos, você deve agir com rapidez e planejar novamente.
Esse foi um passo a passo pontual de como você pode aplicar o PDCA em sua empresa de parafuso para vaso sanitário, de forma a obter resultados positivos.
Como funcionam os projetos baseados no PDCA?
De forma prática, o próprio cliente auxilia a consultoria na aplicação do método. O trabalho é colaborativo e faz parte do processo ensinar fazendo junto, disseminando o conhecimento de forma que bons resultados se perpetuem.
A participação dos clientes nesse processo é essencial, pois o conhecimento da gestão sozinha não leva a resultados. É sempre preciso que a consultoria tenha a parceria dos clientes, com seu conhecimento técnico e liderança, em todas as etapas do projeto.
Uma empresa que teve sucesso com esse método foi a Petrobras. Um de seus ex-presidentes, Pedro Parente, explicitou que a inspiração para o plano de negócios da estatal em sua gestão, vieram das lições de gestão da AMBEV e da aplicação do PDCA.
Outras empresas que também utilizam esse método são a CEMIG, Itaú, Senai, Senac e Sebrae, mas a lista não para por aqui, esses são apenas alguns exemplos de sucesso.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.