O crescimento de uma empresa é o objetivo de qualquer um que administra um negócio, no entanto, quanto maior for o tamanho dessa companhia, maior acaba sendo o seu número de responsabilidade. O que inclui a necessidade de adotar um controle de documentos.
Ação que visa a segurança a ser garantida para todos aqueles a serem envolvidos nas atividades de uma empresa, desde a companhia em si até aos seus clientes, cuja qualquer transação a ser feita deve ser devidamente registrada, através de um contrato a ser feito.
Baseado nessa realidade, quanto maior for a audiência de clientes de uma empresa, maior acaba sendo também o número de documentos a serem manuseados por parte dessa companhia, sendo preciso ter um grande cuidado com todos esses registros.
Algo que é válido não apenas em relação a uma companhia e seus clientes, mas também para as atividades internas de um nome da indústria, sendo preciso ter um controle sobre os tubos e perfis de alumínio a serem comprados por sua empresa, de acordo com sua necessidade.
E para cada nova compra é produzida uma nova nota fiscal, sendo necessário manter um grande registro sobre cada uma dessas aquisições, evitando até mesmo uma dor de cabeça com a falta de produtos ou por meio de uma compra repetida a ser feita.
Questões a serem vistas com atenção por parte de quem gerencia um negócio, principalmente um de grande parte, mas não deixa de ser algo importante também para companhias menores, sendo preciso uma certa organização para poder crescer.
Afinal, como pode um serviço de limpeza, que busca crescer a ponto de trabalhar com o serviço de esterilizador para laboratório, conseguir chegar a tal performance se sequer existe um controle sobre a validade dos materiais de limpeza comprados?
Uma relação que pode ser melhor garantida a partir da realização de planilhas a serem manuseadas, tanto pelo responsável financeiramente por um projeto, como também por aqueles que irão lidar diariamente com esses produtos, acompanhando o seu estoque.
Ou seja, qualquer que seja o segmento ou até mesmo o tamanho de um negócio, é preciso ter um grande cuidado em relação a todos os papéis a serem administrados, com uma atenção ainda maior para a migração desses documentos para a internet.
Cenário esse que aponta para a relevância associada ao chamado controle de documentos.
Tudo a ser abordado nesse sistema de controle
Conforme já foi sendo adiantado, é importante ter um certo cuidado em relação ao controle a ser feito com todos os documentos de uma empresa, principalmente quando se trata de uma companhia que lida com um amplo número de clientes, ainda mais em crescimento.
Situação que aponta para a importância em administrar um número diverso de documentos, com informações que podem fazer referências a campos que podem envolver:
- Empresas;
- Clientes;
- Fornecedores;
- Parceiros comerciais;
- Órgãos governamentais.
Tudo deve ser devidamente controlado por parte de uma companhia, para que ela tenha um acesso prático e seguro a tais informações sempre que seja necessário. Sendo possível destacar uma série de benefícios que podem ser conquistado com esse controle, como:
Geração correta de documentos
Um contrato mal realizado pode resultar em prejuízos tanto para a empresa como para seus clientes e dependendo do tamanho de um negócio, é fácil perder a noção de quantos desses documentos são realizados dentro do seu dia a dia.
Frente a essa realidade é importante ter um certo acompanhamento nessa produção de documentos, até mesmo para evitar que aconteça qualquer tipo de erro em relação à admissão temporária de máquinas usadas por parte de uma empresa.
Armazenamento correto de dados
Outro ponto importante envolve a forma como esses documentos são armazenados, até mesmo para evitar não só um possível vazamento de informações, um perigo atual do cenário digital, que pode ser evitado através desse controle de informações.
Atendimento apropriado aos clientes
Quando se trata de um negócio que responde a diversos consumidores, com a realização de propostas distintas, é importante que todos os documentos da empresa respondam às necessidades de cada um desses clientes específicos.
Situação que exige um controle até mesmo para evitar problemas, como nas cobranças a serem feitas por um serviço de portaria, em relação aos diferentes níveis de serviços que podem ser realizados por essa companhia frente aos seus clientes.
Além dessas vantagens, um programa de controle de documentos pode lidar também com uma série de itens diversos, como problemas de segurança, documentos perdidos ou registros preenchidos incorretamente. Tudo a ser evitado através dessa gestão de dados.
E para lidar com tamanha importância é necessário então saber como garantir a aplicação desse tipo de controle de documentos, sendo um programa que pode ser assegurado a partir da adoção de uma série de estratégias a serem adotadas.
Como garantir esse controle de documentos
Cabe a uma agência bancária ter um bom controle sobre as informações dos seus clientes, até mesmo para analisar um possível investimento, como um adiantamento de recebíveis a ser liberado para um cliente, baseando-se no perfil de tais indivíduos.
Essa que é apenas uma entre várias situações onde se mostra positivo um trabalho de controle de documentos. E para que essa administração de dados possa ser a mais positiva possível para um negócio é necessário estar atento a uma série de tópicos, entre eles:
Digitalização de documentos
Grande parte dos documentos hoje são produzidos em seu formato digital, contudo, quando se fala sobre empresas de anos no mercado é comum que exista um grande volume de informações que podem ser encontradas ainda no modelo impresso.
Realidade essa que exige com que seja adotado um sistema de digitalização, migrando todos esses dados para a internet, porém, é preciso ter cuidado durante essa transição, até mesmo para garantir com que nenhum documento se perca nesse processo.
Atualizações constantes
Outro ponto a ser levado em conta é o ritmo no qual essas informações devem ser atualizadas em um negócio, o que pode incluir até o sistema de controle de acesso de uma empresa, que deve ser renovado para cada funcionário contratado e demitido.
Mercados em estado de crescimento também devem levar em conta essa necessidade de uma atualização constante, sendo preciso adotar um sistema que converse com a escalabilidade de um projeto, ou seja, o tamanho em que ele pode alcançar no mercado.
Estabelecendo padrões
Uma forma de facilitar tanto a produção como o controle de documentos é adotar um padrão específico a ser adotado, permitindo assim com que uma empresa possa armazenar tais documentos e encontrá-los facilmente sempre que for necessário.
Padrão esse que pode seguir um sistema de ordem alfabética, numérica, de valores, para se ter uma separação baseada no valor de cada cliente, ou qualquer que seja o formato de maior valorização por parte de uma empresa, o que inclui o tempo de exclusão dos dados.
Isso porque uma empresa de telemarketing, por exemplo, pode ter a responsabilidade de manter arquivado informações acerca do seu sistema gravação de ligações por um período específico, sendo liberada de tal responsabilidade após um tempo.
Situação que aponta para a importância de se adotar uma padronização de dados baseado no tempo de cada ligação, para que assim seja possível excluir as mais antigas, reduzindo a quantidade de informações a serem armazenadas sem uma real necessidade.
Controle de prazos
Além da exclusão de documentos sem mais valor, existem outras situações que envolvem a importância de se adotar um sistema de controle de documentos, como pode ser o caso de um supermercado, que precisa administrar suas informações para não perder mercadorias.
O mesmo vale para a importância aos fornecedores a serem pagos, clientes a receberem suas encomendas ou qualquer que seja a informação que necessita de um certo domínio de informações, nesse caso em relação aos documentos a serem mantidos por uma empresa.
Inclusive, é por causa do valor desse gerenciamento de informações que muitas companhias renomadas no mercado são conhecidas por causa do seu controle de dados, sendo possível citar opções como a Amazon, o Google ou a Microsoft.
Exemplos que não tiram a importância desse tipo de controle ser mantido também pelos mais variados tipos de negócios, seja um armazém a guardar sua licença de funcionamento ou uma empresa com seu programa de controle médico de saúde ocupacional.
Tudo isso devendo ser visto com atenção, até mesmo para evitar com que informações de valor por parte de um negócio não sejam perdidas, prejudicando dessa forma até mesmo o funcionamento ou crescimento de uma companhia.
Logo, a adoção de um programa de controle de documentos deve ser visto como algo de tamanha relevância, pois pode se tratar até mesmo da forma em que um negócio consegue olhar para si mesmo, tornando-se referência para clientes a serem conquistados.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
