Organizar um evento corporativo de sucesso não é uma tarefa nada fácil, por mais que esse seja um tipo muito comum, muitas pessoas possuem dificuldade para colocá-los em prática.
Tendo em vista que costuma ser um evento grande, em que cada mínimo detalhe deve ser pensado para que tudo ocorra bem. Dessa forma, essas solenidades corporativas podem ser:
- Congressos;
- Palestras;
- Conferências;
- Simpósios;
- Lançamentos de produtos;
- Confraternização.
Entre outras, esses eventos ajudam a reforçar a cultura organizacional da empresa, além de ajudar na promoção da marca, fortalecimento dos relacionamentos e claro, melhorar o nível de motivação dos funcionários.
Por isso, caso tenha uma empresa de tratamento de efluentes ou uma loja de artigos religiosos, é fundamental que realize esse eventos para melhorar o relacionamento e o engajamento das suas equipes.
Caso precise criar um evento e não sabe como começar, continue lendo esse artigo. Aqui, separamos tudo que precisa saber sobre o assunto, além de claro, te dar muitas dicas de como realizar um desses de sucesso.
O que são eventos corporativos?
Primeiro, precisamos entender o conceito de um evento corporativo, saiba que eles são criados para tratar a apresentar assuntos, como tendências de mercado e sobre a instituição. Dessa forma, eles são usados como:
- Estratégia de ações internas;
- Comunicar algum posicionamento ou informação para os clientes e parceiros;
- Engajamento das equipes;
- Divulgação de algum produto.
Portanto, quando uma empresa de carretinha reboque fechada, por exemplo, promove esses eventos corporativos, eles conseguem gerar negócios, lançar produtos, criar um bom relacionamento com os funcionários, comemorar metas, anunciar uma nova campanha, etc.
Como criar um evento de sucesso
Para que consiga criar um evento de sucesso, existem alguns passos que devem ser seguidos. Saiba que essas dicas valem para todos os tipos de segmentos, sejam eles um museu ou uma empresa de regularização ibama.
Basta se adaptar de acordo com as necessidades da sua empresa, além de claro, todo o orçamento disponível para a elaboração do evento. Esses são passos que servem como um guia para que possa criar uma solenidade de sucesso.
O evento começa na organização
Para que o seu evento seja um sucesso, ele precisa começar meses antes da data. Isso irá garantir que todas as decisões sejam pensadas com calma, garantindo a excelência da organização.
Geralmente, quando um evento é feito de última hora, costuma sair bem mais caro, além de claro, estar mais propenso a erros. Por isso, é crucial que a preparação se inicie e com isso os organizadores já pensam sobre:
- Buffet;
- Se o local possui plataforma de acessibilidade para cadeirantes;
- Lista de convidados;
- Atrações;
- Espaço que será usado para realizar o evento.
Tudo isso com pelo menos um mês de antecedência. Visto que é muita coisa para ser pensado em uma semana ou poucos dias. Então, não adianta nada fazer um evento se não for planejado, já que é capaz de cometer grandes erros.
Uma dica para tornar esse processo mais rápido é, por exemplo, uma empresa de isolador pilar 15kv criar um calendário anual de eventos, especificando todos que serão feitos durante o ano, para que dessa forma, o orçamento já seja programado.
Monte uma equipe responsável pela organização
Não adianta nada querer organizar um evento corporativo sozinho, ou pior ainda, escolher pessoas que não saibam trabalhar em equipe ou que não se deem bem.
Para que tudo ocorra bem, é fundamental que seja criada uma equipe com pessoas que saibam trabalhar juntas e que tenham experiência no assunto. Com isso, será possível garantir que não aconteça nada nem nos preparativos nem durante as comemorações.
Dessa forma, eles já saberão como lidar com os fornecedores, se precisar entrar em contato com uma empresa de corte a laser, de balões, lembrancinhas. Enfim, eles irão saber quais lugares contactar, além de possuírem mais prática para essas funções.
Você também pode contratar uma equipe na área de comunicação, existem algumas empresas especializadas em divulgar eventos, elas irão auxiliar a sua na publicidade interna e se preciso, externa.
Faça um checklist das etapas do planejamento
Criar uma lista é muito importante para um evento. Com isso, você não corre o risco de esquecer nenhuma etapa, além de claro, conseguir visualizar todo o progresso das etapas que foram feitas.
Por mais que tenhamos uma boa memória, é normal esquecer alguns detalhes. Por isso, não podemos contar com a sorte, todos os processos precisam ser anotados.
Para te ajudar nesse processo, você pode criar planilhas, anotar em cartões ou usar aplicativos e plataformas. Independente do meio, é preciso que tudo esteja registrado, isso também irá ajudar em eventos futuros, sabendo o que de fato funcionou.
Escolha uma boa data
Encontrar uma boa data para o seu evento pode ser algo desafiador, principalmente se for durante a festa de fim de ano, na qual muitas pessoas estão viajando ou em outros compromissos.
O dia e horário do evento é determinante para o seu sucesso, pois se escolher uma data que ninguém esteja disponível, fará com que todo o seu esforço para construir algo bom tenha sido em vão.
Para te ajudar, poderá escolher um horário no final do expediente dos seus funcionários, no último dia da semana. Com isso, ninguém ficará preocupado em ter que ir trabalhar no outro dia cansado devido as comemorações.
É muito importante que o evento seja divulgado semanas antes para que as pessoas se programem e não marque nenhum compromisso no dia.
Inove
Para que o seu evento não caia na mesmice e se torne algo chato em que os funcionários estão indo apenas por obrigação, é crucial que inove e crie formas de interação entre todos, isso dará uma outra energia para o ambiente.
Por exemplo, uma empresa de locação de equipamentos para construção em são paulo, pode criar uma festa temática e pedir para que os seus funcionários entrem na brincadeira e se vistam de acordo com o tema, isso irá render muita descontração.
O principal é conseguir fazer com que o evento seja agradável e espontâneo, nada de forçar a barra entre os seus colaboradores.
Quando as empresas investem em eventos corporativos, eles conseguem engajar seus funcionários, tornando o ambiente muito mais agradável e produtivo, pois as pessoas se sentem motivadas.
Elas conseguem enxergar como a empresa se importa com ela como uma pessoa e que ela não é apenas mais um número entre tantos funcionários.
Outro benefício desses eventos corporativos é quando as empresas investem em ações que promovem a marca. Isso faz com que os consumidores conheçam mais sobre a empresa e os produtos, fortalecendo o relacionamento entre empresa e consumidor.
Dessa forma, quando uma empresa de ponto de ancoragem nr 18 investe em eventos corporativos, ela consegue observar os seguintes benefícios:
- Aumento do engajamento e a produtividade dos colaboradores;
- Potencialização da comunicação interna;
- Possibilidades de networking;
- Fortalecimento do posicionamento da empresa.;
- Impulsionamento das vendas de produtos e serviços.
Por isso, cada vez mais empresas estão entendendo a importância de criar eventos corporativos, seja para os seus funcionários ou para apresentar sua marca para o mercado e consumidores.
Empresas que realizam eventos corporativos
Existem diversas empresas que realizam esses eventos corporativos, tanto de pequeno como de grande porte, sejam confraternizações no final do ano, comemorações quando batem alguma meta ou festas de aniversário para os funcionários.
Porém, vamos destacar uma festa feita pela Magazine Luiza, para que possamos entender melhor como funcionam essas comemorações.
Todos os meses, a empresa realiza encontros presenciais no escritório da marca, para fortalecer o relacionamento com os seus parceiros e com isso, entender o que pode ser feito para melhorar ainda mais essa relação.
Nesse evento, são abordados diversos temas, além de que são passadas todas as novidades do mês e sobre as campanhas que serão feitas na loja. Então, eles recebem convidados que fazem palestras sobre diversos temas.
Esses eventos também contam com a participação da Luiza Helena, que é a presidente do conselho Magalu, ela aborda temas como o empreendedorismo, além de contar sobre a sua jornada.
Nessas palestras, são discutidos temas como o feminismo, além de ajudar os seus parceiros com dicas para melhorar suas vendas.
Dessa forma, a empresa consegue fortalecer o relacionamento com os seus colaboradores, fazendo com que as equipes se sintam mais motivados.
Esse é apenas um exemplo de evento corporativo, mas como você já deve ter percebido no texto, existem vários que podem ser aplicados na sua empresa. O importante é isso: criar um ambiente criativo e acolhedor para os funcionários e colaboradores.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.