A digitalização certificada é uma grande necessidade para todas as empresas. Isso porque esse processo tem o poder de modernizar a sua empresa e facilitar o acesso aos dados, além de otimizar todos os processos da companhia.
Continue a leitura para entender as características e benefícios da digitalização certificada.
O que é a digitalização de documentos?
A digitalização de documentos é a ação de transferir o documento impresso em papel para o meio digital. Os documentos podem ser de todos os tipos, desde relatórios, recibos, notas fiscais, dados dos funcionários, entre outros.
Qualquer arquivo que fica guardado analogicamente pode ser passado para o meio digital.
Existem ainda várias maneiras de se passar um documento analógico para o computador. Entretanto, é necessária uma qualidade muito boa de imagem do documento em casos como a certidão de uma empresa.
Por exemplo, se você possui uma empresa fabricante de dispositivos de controle industrial, é necessária uma boa imagem, com alta qualidade, em sua certidão.
Isso porque esse documento pode ser usado posteriormente para muitas funções, tanto internas quanto externas.
Diferença entre documentos digitalizados digitais
Esses dois tipos de documentos possuem nomes semelhantes e são muito similares, entretanto não são a mesma coisa, pois eles possuem características divergentes.
Um documento digitalizado é um documento que era originalmente analógico, ou seja, em papel impresso, para depois ser adicionado ao meio virtual, seja com o intuito de armazenamento ou de envio a terceiros.
Por exemplo, se você possui um documento de um produto e precisa que o seu fornecedor, o fabricante de reservatório em aço inox, o receba instantaneamente, você pode digitalizar o documento.
Ou seja, o passar para o computador e posteriormente o enviar ao seu fornecedor sem precisar necessariamente passar o documento físico a ele.
Já os documentos digitais são certidões que já foram originalmente criadas no meio digital. Esses documentos possuem o poder até mesmo de serem substitutos dos documentos em papel.
Por exemplo, se você possui uma empresa autônoma de assistência técnica de resolvers e necessita apresentar o seu CNPJ para alguma operação, pode o utilizar virtualmente.
Muitos documentos, como CPF e RG, podem ser emitidos por órgãos oficiais do governo na forma digital e possuem a mesma validade legal que os documentos impressos.
Validade legal dos documentos digitalizados
Como dito anteriormente, documentos digitais são diferentes de documentos digitalizados. Sabendo disso, é possível que documentos digitalizados também possuam validade como os documentos analógicos e documentos digitais emitidos por órgãos oficiais do governo?
A resposta para essa pergunta é não. Documentos digitalizados não possuem validade legal, uma vez que suas assinaturas foram efetuadas a punho e apenas passadas para o computador depois.
Entretanto, é sim possível transformar um documento escaneado em um documento válido para a realização de processos.
Para realizar essa operação e o documento ser legal perante a Justiça Brasileira, é necessário apenas a adição de sua assinatura eletrônica com um certificado digital, dessa forma se obtém uma validação digital.
Por exemplo, se você necessita assinar um contrato de venda de equipamentos para laboratório na sua empresa e enviá-lo de volta ao seu fornecedor, é possível validar o documento através da assinatura eletrônica.
A importância da digitalização de documentos
Existe uma série de benefícios para as empresas que optam pela digitalização dos documentos em seu meio de trabalho.
Entre a otimização dos processos, maior flexibilidade nas operações e contatos com funcionários, clientes e fornecedores e o fácil acesso aos dados, existem muitas vantagens na digitalização.
Esses benefícios são observados em qualquer setor do mercado, desde o funcionamento de uma fábrica de ventiladores industriais até uma loja de bairro para itens artesanais e instituições bancárias, é possível digitalizar documentos e otimizar os seus processos.
A digitalização de documentos pode ser implementada em qualquer ramo da indústria e sua lista de benefícios é extensa. Entre eles, pode-se citar:
- Evita o desperdício de papel;
- Maior controle sobre os documentos;
- Economia de espaço;
- Aumento da produtividade;
- Facilita a rotina de todos os setores.
Todas essas facilidades herdadas com a digitalização de documentos podem otimizar os processos da sua empresa.
Evita o desperdício de papel
Ao passar os documentos para o meio digital, se obtém uma clara minimização no desperdício de papel.
Por ele não possuir um preço muito elevado, pode parecer não fazer qualquer diferença na contabilidade do seu negócio, entretanto ao reduzir a sua utilização se observa uma significativa economia nas despesas da sua companhia.
Por exemplo, se você vende produtos do ramo de desengraxante alcalino industrial e transfere todos os dados para o computador, tanto os certificados da empresa quanto notas fiscais e boletos, pode-se observar uma grande economia nas despesas da indústria.
Além disso, essa economia também afeta o meio ambiente, onde a diminuição no consumo de papel e de celulose é benéfica para uma o meio ecológico.
Outro fator importante é que os consumidores, hoje em dia, preferem marcas ecologicamente corretas e que pensam no bem ambiental. Ao aderir essa estratégia, você acaba chamando a atenção dos clientes de forma positiva com um ótimo posicionamento da marca.
As práticas de digitalização são benéficas tanto para a economia financeira do seu negócio quanto para a preservação do meio ambiente e divulgação do seu produto.
Maior controle sobre os documentos
Quando os arquivos são guardados de forma analógica, é difícil encontrar os documentos necessários, a sua organização é mais complexa e o seu controle é um grande desafio.
Mesmo se você possuir um ótimo meio de organização para os seus documentos impressos, encontrar arquivos mais antigos acaba sendo muito difícil. Além disso, existe uma maior possibilidade de perder um arquivo.
Já com a digitalização dos documentos, esse processo fica mais fácil e rápido, otimizando o processo em todos os setores da empresa e poupando o tempo gasto em sua procura.
Por exemplo, uma empresa de manutenção de motores elétricos trifásicos pode possuir muitos clientes e é necessário armazenar os dados de cada um, seus pedidos e a etapa do processo em que cada motor se encontra.
Ao digitalizar esse processo, você acaba poupando o tempo de procura e obtém uma melhor organização para encontrar seus clientes e a etapa em que seus produtos estão.
Economia de espaço
Espaço custa dinheiro. Por causa da inflação, os preços dos imóveis subiram consideravelmente, então principalmente hoje em dia a otimização do espaço se faz necessária.
Através da digitalização dos documentos do seu negócio, é possível observar um aumento de espaço considerável, onde os arquivos deixam de ocupar um espaço desnecessário.
Com o ganho de espaço é possível melhorar ainda mais os processos dentro da sua empresa e, consequentemente, aumentar os seus ganhos.
Aumento da produtividade
Assim como tempo é dinheiro, espaço também é. Assim como já mencionado, com a digitalização de arquivos o tempo em sua procura diminui significativamente.
Com a diminuição no tempo dedicado à procura de documentos, é possível se dedicar ainda mais em atividades e estratégias mais produtivas.
Por exemplo, uma empresa de usinagem de peças preza muito por sua produtividade, uma vez que está diretamente ligada à fabricação de produtos e linhas de montagem. Um maior tempo dedicado a atividades produtivas pode gerar grandes lucros para a empresa.
A diminuição no tempo gasto em processos desnecessários significa um aumento dedicado ao tempo em processos produtivos e que geram mais lucro para o seu negócio.
Facilita a rotina de todos os setores
A organização gerada pela digitalização de documentos facilita a administração de todos os processos e setores da empresa, otimiza as relações, comunicações e necessidades de cada funcionário e partes relacionadas.
Empresas que utilizam a digitalização de documentos
Uma empresa muito famosa e que utiliza a digitalização de documentos a seu favor é a Mercedes-Benz. A empresa possui um projeto inserido na fábrica chamado de paperless, que significa menos papel.
Esse projeto tem como intuito a diminuição da utilização de papéis em seus processos, a fim de otimizar suas atividades, aumentar sua produção e lucro, diminuir seu tempo de procura por arquivos e causar um impacto positivo no meio ambiente.
Esse projeto possui todos os benefícios já mencionados, fazendo com que a empresa enriqueça a marca aos olhos do cliente em relação a conscientização ecológica.
Além disso, a indústria tem como resultado um aumento em sua lucratividade, eliminando processos desnecessários e se dedicando a estratégias que impactam positivamente em sua funcionalidade.
Agora é a sua vez de otimizar os processos da sua empresa e aumentar seus lucros através da digitalização dos documentos do seu negócio.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
